Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie zunächst über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website. Im Anschluss finden Sie die Informationen zum Datenschutz bei unserer notariellen Amtstätigkeit.
Datenschutz auf dieser Website
1. Verantwortliche Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Dr. Maximilian Pechtl, Notariatsverwalter
Schwenninger Str. 2
78048 Villingen-Schwenningen
Telefon: 07721 99441-10
E-Mail: renz@notare-renz-flum.de
Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten o. Ä.). Die Kontaktdaten der bzw. des Datenschutzbeauftragten finden Sie unten im Abschnitt „Informationen zum Datenschutz im Notariat“.
2. Hosting bei ALL-INKL.COM
Diese Website wird extern gehostet. Hoster ist die ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Die Website wird auf Servern in Rechenzentren in Deutschland betrieben.
Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich vor allem um IP-Adressen, Meta- und Kommunikationsdaten, Websitezugriffe und sonstige Daten handeln, die über eine Website generiert werden. Das Hosting erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Unser Hoster verarbeitet Ihre Daten nur insoweit, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist, und befolgt unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten. Wir haben mit ihm einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen, der gewährleistet, dass er die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von ALL-INKL.COM: all-inkl.com/datenschutzinformationen.
3. Server-Logfiles
Beim Aufruf dieser Website werden technisch bedingt Informationen verarbeitet, die Ihr Browser automatisch übermittelt, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite sowie verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Cookies und lokale Speicherung
Diese Website verwendet keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Lediglich zur Bedienung der Navigation wird vorübergehend im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (Session Storage) vermerkt, ob das Menü geöffnet ist; diese Information wird beim Schließen des Browserfensters automatisch gelöscht und nicht an uns übermittelt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Schriftarten
Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server eingebunden. Beim Aufruf der Seiten wird keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) hergestellt.
6. Anfrage per E-Mail, Telefon oder Telefax
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Betrifft Ihre Anfrage eine notarielle Amtstätigkeit, gelten die Rechtsgrundlagen aus dem Abschnitt „Informationen zum Datenschutz im Notariat“. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die von Ihnen an uns gesendeten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.
7. Online-Formulare
Mit unserer Website ist eine Schaltfläche für die Online-Datenaufnahme verknüpft, mit der Sie die Möglichkeit haben, uns Daten per Online-Formular zu übermitteln. Nehmen Sie diesen Online-Service von NotarNow (LegalNow GmbH, Mozartstraße 4, 80336 München) in Anspruch, so werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen kurzzeitig automatisch auf den NotarNow-Servern gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS).
Die Speicherung dient allein zu Zwecken der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person. Eine Weitergabe der Daten an weitere Dritte findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde.
Die von Ihnen im Online-Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Bei Nutzung der „Zwischenspeichern“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.
8. Links zu Google Maps
Auf einigen Seiten verlinken wir auf den Kartendienst Google Maps der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Es handelt sich um einen einfachen Link; eine Karte wird auf dieser Website nicht eingebettet. Eine Verbindung zu Google wird erst hergestellt, wenn Sie den Link anklicken und die Seite von Google aufrufen. Dort gilt die Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.
9. YouTube-Videos
Auf einigen Seiten binden wir Videos der Plattform YouTube ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com). Das Video wird erst geladen, wenn Sie es durch Klick ausdrücklich starten. Erst dann stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von YouTube her; dabei wird insbesondere Ihre IP-Adresse übertragen. Diese Informationen können an Server von Google in den USA übertragen werden.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie durch den Klick auf das Video erteilen. Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar, z. B. indem Sie die Seite neu laden. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt (privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/sccs). Google verfügt zudem über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (dataprivacyframework.gov/participant/5780). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.
10. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
Informationen zum Datenschutz im Notariat
Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Dr. Maximilian Pechtl als Notariatsverwalter. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an ihn oder an die bzw. den Datenschutzbeauftragten des Notariats wenden, und zwar wie folgt:
Verantwortlicher
Dr. Maximilian Pechtl, Notariatsverwalter
Anschrift: Schwenninger Str. 2, 78048 Villingen-Schwenningen
Telefon: 07721 99441-10
Telefax: 07721 4095750
E-Mail: renz@notare-renz-flum.de
Datenschutzbeauftragte(r)
Sunny Mohar
Anschrift: Schwenninger Str. 2, 78048 Villingen-Schwenningen
Telefon: 07721 99441-10
E-Mail: renz@notare-renz-flum.de (Betreff „Datenschutz“)
Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B.
- Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
- Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adresse;
- bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
- in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
- in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten.
Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch-, Handels- und Vereinsregistern.
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Als Notariatsverwalter ist Dr. Pechtl Träger eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).
Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend den notariellen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts abgelehnt werden müsste.
An wen geben wir Daten weiter?
Der Notariatsverwalter unterliegt einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sonst Beauftragten. Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder die Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.
Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.
Werden Daten an Drittländer übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
- Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
- papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
- Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen getroffen werden.
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
Welche Rechte haben Sie?
Sie haben das Recht,
- Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO);
- unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO);
- Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist;
- von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO);
- der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO);
- sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Hausanschrift: Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Telefon: 0711 615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.
Haben Sie noch Fragen? Unsere Datenschutzbeauftragte bzw. unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern zur Verfügung.